Når du logger inn som administrator i Core for aller første gang, vil det finnes et komplett sett med maler i systemet klart til bruk, som er levert av Visma Real Estate. I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan malforfatter kan holde oversikt over hvilke maler som finnes, hvordan malene er organisert, og hvordan legge til nye eller redigere i eksisterende maler. Dersom du trenger veiledning i bruk av flettekoder og Core sitt flettesystem, finnes en egen hjelpeartikkel om dette her.
N.B! Maler som er tag`et med "Systemdokument", eller har en annen relasjon enn "Offentlig", må aldri slettes eller endres. Disse er essensielle for å holde systemet compliant og i korrekt drift. Kontakt Visma Real Estate ved behov for mer informasjon.
PS! Hvis du ikke jobber i kjedeledelsen, men bare ønsker å lage en mal for ditt kontor, så må du ha tilgangsretten "Dokumentmal-administrator".
Oversikt over dokumentadministrasjonen
Du kommer inn i dokumentadministrasjon ved å gå til hovedmenyen "Administrator" og videre til "Dokumentmaler":
Her finnes bokser for hhv. "Maler for oppdrag", "Maler for SMS" og "Maler for topp og bunntekst".
Maler for oppdrag
I denne boksen vil du få en uttømmende liste over alle opprettede dokument- og e-postmaler som finnes i basen, og dette er malene som meglere kan bruke i oppdragene sine. Ved å markere en eksisterende mal vil du få opp valg for malen:
Med disse knappene kan du slette malen, se historikken for opprettelse og redigering, kopiere malen, redigere innholdet, og få opp egenskapene for den valgte malen. Vi vil i det neste gå gjennom hvordan du legger til en ny mal og hvordan du kan modifisere egenskapene for en mal.
1. Legge til en ny mal
Trykk på knappen "+ Legg til mal", så får du opp dette vinduet:
Nå må du:
Fylle inn et passende navn
Velg om malen skal være en dokumentmal eller en e-postmal
Dersom du har malteksten i et worddokument, bruk ruten "Velg fil eller slipp filen her"
Trykk på "Lagre og åpne redigering for å begynne å skrive
Dersom du har behov for å bruke flettekoder i malen, men ikke er kjent med Core sitt flettesystem, kan du lese mer om dette i denne hjelpeartikkelen.
2. Modifisere en mal
Marker en eksisterende mal, og trykk på "Egenskaper", så får da opp dette vinduet for dokumentmaler:
Her kan du:
Enkelt endre navn på malen
Legge på relevante tag`s
Velge hvilke foretak som skal kunne bruke malen ("Offentlig" vil tilgjengeliggjøre malen for hele kjeden)
Velge eller velge bort sakstyper som ikke skal kunne bruke malen
Legge til eller fjerne mal for topp- og bunntekst / brevark
For e-poster vil vinduet se slik ut:
Her kan du også endre navn, legge på tag`s, sette synlighet for foretak og sakstyper, i tillegg til:
Redigere e-postmalens emnefelt
N.B! Du må ikke endre "Relasjon" på malene uten å først avklare dette med Visma Real Estate.
Maler for SMS
For SMS-maler er oppsett, redigering, modifisering, etc helt likt som når du redigerer maler for oppdrag, dog noe mer begrenset funksjonalitet. Vær oppmerksom på at SMS`er med veldig mange tegn kan bli avvist av enkelte telefonoperatører, så vi anbefaler å holde disse malene så korte som mulig.
Maler for top og bunntekst
Disse malene skal knyttes opp mot "Maler for oppdrag" og vil fungere som f.eks standard brevark (branding) og/eller brevtopp (hvordan brevmalen stiles). Dette er for å slippe å legge brevtoppen i hver enkelt brevmal, såvel som logoen til kjeden.
I dette eksempelet har vi laget et standard brevark til selger, med branding for Visma:
