Merk at denne artikkelen tar for seg en generell gjennomgang og at Internkontrolloppsettet er kundespesifikt. Innholdet som vises i artikkelen kan derfor avvike noe fra hvordan det ser ut hos den enkelte megler og meglerkontor.

Fagansvarlig finner Internkontrollsjekklisten i hovedmenyen under fanen "Fag". Under denne fanen vil funksjoner for fagansvarlig og andre fagrelaterte features samles framover.

Denne sjekklisten er ikke koblet opp mot et spesifikt oppdrag i Core, så denne kan fagansvarlig jobbe med uavhengig av saker. Denne vil fungere som fagansvarlig sitt "årshjul" for viktige oppgaver som skal skje månedlig, kvartalsvis og årlig. Kommentarer eller filer som lastes opp her vil også kun være synlig for fagansvarlig og de lagres under sjekklistepunktene slik at man har et arkiv man kan bruke for å holde oversikt over disse.

I Internkontrollsjekklisten vil det være enkelte punkter som kan ha en eller annen funksjon under seg, og disse vil vi nå gjennomgå.

Her får du opp en liste over oppdrag som er aktuelle for det spesifikke sjekklistepunktet. Ofte inngår disse oppdragene i denne periodens stikkprøve e.l. Hold inne CTRL-knappen og trykk på det lille hus-ikonet for å åpne oppdraget i en egen fane. Her kan det også være lurt å jobbe på to skjermer, med Internkontrollsjekklisten oppe på den ene skjermen og oppdragene man sjekker på den andre.

I dette tilfellet gjelder listen oppdrag som er utløpt innenfor internkontrollperioden, og som enten må fornyes eller arkiveres.

Brukes til å holde overordnet kontroll på ansattes nærstående, eiendomsrettigheter, utdannelse og kurspoeng. Ansattkontroll henter informasjon fra de ansattes ansattkort, og nærmere bestemt fane for "Informasjon". Her er det meningen at personalet selv skal fylle inn og holde informasjon ajour, og at fagansvarlig kan hente ut dette i en samlet rapport via Ansattkontroll.

Dette er ferdige rapporter som vil vise frem avvik du har registrert i sakene til meglerne dine. Hvordan avvikene vil presenteres i rapporten vil avhenge av hvordan kjeden din har satt dette opp. For å se rapporten trykker du på rapportnavnet, og en PDF vil lastes ned til maskinen din:

Denne rapporten viser frem oppdrag som innenfor sjekklistemåneden har, eller har hatt aktive hvitvaskindikatorer. Listen vil vise frem uferdige, påbegynte og fullførte hvitvaskindikatorer, og om disse har blitt rapportert til Økokrim eller ikke:

For å lese mer om arbeid med AML og hvitvaskindikatorer, vennligst trykk her.

For de fleste av våre kunder, starter en sjekklistemåned i internkontrollsjekklisten med "Oppdragskontroll", som har tilhørende underpunkter med egne plukklister. Du vil gjennom disse listene få opp bl.a. denne månedens inngåtte oppdrag, som du kan gå igjennom én etter én for å kontrollere:

Når du går inn på oppdraget, finner du en egen FA-bolk i toppen av sjekklisten som hos mange heter "Journalkontroll" eller "Løpende kontroll". Her har kjeden fastsatt hva du skal sjekke ifm. oppdragsinngangen:

Du skal krysse ut alle sjekklistepunktene som ligger i denne bolken. Eventuelle avvik må du registrere som en anmerkning i oppdrgasjournalen i fanekortet "Journaler", og i det siste sjekklistepunktet i bolken:

Når kontroll er gjennomført og eventuelle avvik registrert, er saken "kvittert ut" av listen:

Funksjonalitet og fremgangsmåte for kontroll av meglingsjournalen er helt identisk, og vil derfor ikke gjennomgås videre i denne artikkelen.

Stikkprøver ("Mappekontroll") av megleroppdrag utføres i hovedsak ved at fagansvarlig dobbeltsignerer bestemte sjekklistepunkter i megler sin sjekkliste på oppdragene, samt gjennomfører egne sjekklistepunkter i bolken "FA - Mappekontroll". Det vil i den forbindelse være nødvendig å lage et avansert søk som presenterer oppdrag som har hatt "Mappelevering" inneværende måned.

Når megler har krysset ut et sjekklistepunkt, kan fagansvarlig dobbeltsignere. Dette fungerer som dokumentasjon på at du har kontrollert sjekklistepunktet. Du dobbeltsignerer ved å trykke på hamburgermenyen til høyre, etterfulgt av knappen "Dobbeltsigner":

Et sjekklistepunkt som er signert av både megler og av fagansvarlig vil vise frem dette øverst i det grønne feltet:

Hvis du kommer over en feil som megler har gjort, altså et avvik, så må dette registreres inn i sjekklisten. Det gjør du ved å trykke på de tre prikkene i sjekklistepunktet og velger "Ny kommentar".

Under Type må du velge "Avvik" for at kommentaren din skal oppsummeres i en avviksrapport på et senere tidspunkt (merk at du bare kan skrive avvik dersom sjekklistepunktet av en administrator er satt til å være en del av en avviksrapport). Du kan også legge inn at avviket skal gjelde for en bestemt person, og eventuelt sende et varsel for at ny avvikskommentar er registrert:

Fagansvarlig kommentar: Her kan du legge inn egne kommentarer på sak som kun er synlig for fagansvarlig.

Hvitvasking kommentar: brukes ifm. hvitvaskindikator-rapporten, og å få sjekket aktive indikatorer ut av indikatorlisten. Vennligst gå til egen hjelpeartikkel for å lese mer.

Man utfører Internkontroll ved å fylle ut sjekklisten for måneden man skal kontrollere. Det er alltid viktig å åpne sjekklistepunktet for å se om den ligger en funksjon der (eks. plukkliste, ansattkontroll, etc). Etterhvert som du blir ferdig med måneden vil hele Internkontrollsjekklisten bli grønn:

Lykke til!