Merk at denne artikkelen tar for seg en generell gjennomgang og at Internkontrolloppsettet er kundespesifikt. Innholdet som vises i artikkelen kan derfor avvike noe fra hvordan det ser ut hos den enkelte megler og meglerkontor.

I Core finnes det et eget internkontrollsystem for fagansvarlig, og vi vil i denne hjelpeartikkelen gå gjennom hvordan dette settes opp av administrator. Dersom du er fagansvarlig og heller vil lese om hvordan du bruker internkontrollsystemet, så kan du trykke her.

Det første en må gjøre er å sette opp selve sjekklisten for internkontroll, som er en egen sjekkliste som er uavhengig av oppdragenes sjekkliste. For å få tilgang til oppsettet må administrator ha administratorrettigheter, og for Fagansvarlig som skal se selve sjekklisten må vedkommende også ha en egen tilgang.

Internkontroll sjekklisten kan settes opp på to ulike nivåer; avdelingsnivå eller foretaksnivå. Hvilket nivå som fagansvarlige skal ha tilgang til er avhengig av hvilket nivå sjekklisten settes opp på, dersom man setter opp at sjekklisten skal være for avdelinger så trenger fagansvarlige rettigheten “Internkontroll - sjekkliste avdeling”.

Oversikt over tillatelser knyttet til internkontroll:

(Hopp over om du har admin tillatelse til sjekkliste fra før)

For å få tilgang til sjekklisteoppsettet trenger man tillatelsen “Sjekkliste-administrator Internkontroll”. For å få denne må man navigere til administrasjon -> autorisasjon -> velge en bruker -> trykke rediger -> navigere til side to i vinduet som dukker opp og gi brukeren rettigheten som heter “Sjekkliste-administrator Internkontroll”.

Etter at man har fått nødvendig tillatelse kan man sette opp selve sjekklisten for Internkontroll. Oppsett av internkontroll sjekkliste foregår inne på administrator -> Sjekkliste, der velger man sjekkliste av typen “Internkontroll” øverst i nedtrekksmenyen. Der får du opp internkontroll-sjekklisten og månedene. Det er her all oppsett av internkontroll sjekklisten vil foregå for alle avdelinger og foretak.

For at fagansvarlig skal få tilgang til sjekklisten du har satt opp og internkontroll under Fag i Core kreves det at de har kontorrollen "Fagansvarlig". Denne rollen må også tildeles tillatelsen Internkontroll - sjekkliste avdeling, altså må du være fagansvarlig for avdelingen man vil se sjekklisten for.

Det samme gjelder for å få tilgang til sjekklisten på foretaksnivå: da må en ha rettigheten “Internkontroll - sjekkliste foretak (Fagansvarlig)”:

For å sette opp sjekkliste punkter i internkontrollsjekklisten åpner du måneden du ønsker å opprette sjekklistepunktet på og trykker på “+ Nytt felt”.

Du får nå opp et vindu der du skriver navn, hjelpetekst og justerer andre innstillinger ved sjekklistepunktet. Her velger du også hvilken sjekkliste (foretak eller avdeling) punktet skal dukke opp i. Her kan du også velge om sjekklisten skal være på foretaksnivå eller avdelingsnivå (ofte er riktig nivå valgt som standard for noen kunder). Begge nivåer støttes i Core. Når man oppretter et nytt punkt får man muligheten til å velge hvilket nivå punktet skal gjelde for. Ønsker man begge nivåer kan man også huke av for “velg alle”. Merk at man ved opprettelse kan velge om et punkt skal opprettes for flere måneder samtidig (helt nederst i vinduet), dette forenkler oppsett av sjekklisten.

Når man har opprettet et sjekklistepunkt, kan du markere dette for å se hvilke moduler som ligger tilgjengelig i internkontrollen:

Enkelte av disse funksjonene kjenner vi igjen fra ordinær sjekklisteadministrasjon, men noen er nye, og du kan lese mer om hver enkelt videre her.

N.B! Det avanserte søket må første opprettes, og så velges inn i Internkontrollsjekklisten. Gjør det mulig å legge til plukklister for gjennomføring av stikkprøver innenfor en internkontrollperiode. Her kan du velge hvilke typer oppdrag som skal inkluderes, sortere på salgsdato eller oppdragsdato, statuser og enda mer:

Når fagansvarlig signerer i et bestemt sjekklistepunkt på oppdragene, vil det dukke opp i listen vist under og saken er "kvittert ut":

Brukes av fagansvarlig til å holde overordnet kontroll på ansattes nærstående, eiendomsrettigheter, utdannelse og kurspoeng. Man velger inn modulen, og krysser av for hvilke ansatte som skal inkluderes i kontrollen:

Dette er ferdige avviksrapporter som kan velges inn av administrator, og her finnes rapporter som viser frem avvik registrert på enkeltmeglere, kontor, registrerte avvik for inneværende måned, eller avvik i saker som er levert til internkontroll. Disse rapportene kan avgrenses månedlig, kvartalsvis, halvt år eller bestemt tidsperiode:

Denne er hardkodet inn i systemet og trenger intet oppsett av administrator - det eneste du trenger å gjøre er å velge den som modul i det aktuelle sjekklistepunktet, så vil den presentere fagansvarlig med alle indikatorer for den valgte sjekklistemåneden. Du kan lese mer om oppsett av AML-systemet her, og hvordan du skal arbeide med AML og hvitvaskindikatorer her. Denne brukes av fagansvarlig til løpende å sjekke aktive hvitvaskingsindikatorer.

Når internkontrollsjekklisten er ferdig, må gå igjennom sjekklistene for eiendom og byggetrinn, for å velge hvilke sjekklistepunkter fagansvarlig skal dobbeltsignere og kunne gi avvik på (sjekklistepunkt må aktiveres for avvik / brukes i avviksrapport). Dette setter du opp ved å redigere punktet i sjekklisten for eiendom og huke av for at punktet skal brukes i avviksrapport og sjekkes av fagansvarlig.

"Sjekkes av fagansvarlig" vil gjøre punktet ekstra synlig i sjekklisten, samt mulighet for å fremheve kun disse i sjekklisten.

Du kan lese mer om gjennomføring av mappekontroll her, men dette utføres i hovedsak ved at fagansvarlig dobbeltsignerer sjekklistepunkter i megler sin sjekkliste på oppdraget, samt gjennomfører egne sjekklistepunkter som kun er synlig for fagansvarlig. Når megler har krysset av for at et punkt er utført i sjekklisten, får fagansvarlig opp muligheten for å dobbeltsignere for at punktet er kontrollert:

Det er også her fagansvarlig legger inn avvikskommentarer. Fagansvarlig kan også legge inn at avviket skal gjelde for en bestemt person, og eventuelt sende et varsel for at ny avvikskommentar er registrert: